Reinventa tu autoescuela: Reconoce los cambios que necesita tu autoescuela.

¿Cómo detectar la necesidad del cambio en tu autoescuela y cómo llevarlo a cabo?

No hace falta ser analista empresarial para saber que nos movemos en un profundo y constante cambio. Lo que antes valía y hacía despegar una empresa ahora no funciona, vivimos en un contexto acelerado donde la tecnología y el mercado están obligando a la mayoría de las empresas a reinventar su fórmula, modificar su gestión interna y plantearse seriamente hacia dónde deben dirigir sus fuerzas, estrategias y expectativas.

El sector de las autoescuelas tampoco se queda atrás, las franquicias surgen como nueva competencia pisando fuerte gracias a la modernización de sus locales, última tecnología y contando con una flota de coches último modelo. ¿Qué ocurre entonces con la autoescuela tradicional? ¿Cómo puede enfrentarse a estos cambios una autoescuela de toda la vida?.

La gestión de cambio para una autoescuela tradicional puede suponer un verdadero quebradero de cabeza, tanto a nivel logístico cómo económico. El miedo al cambio juega un papel fundamental a la hora de reconocer la transformación necesaria para hacer resurgir la empresa. La falta de método para la gestión del cambio, la falta de tiempo y recursos, planes y/o ideas imposibles de llevar a cabo y la resistencia al cambio por naturaleza de las personas, son los factores que influyen en la negación del mismo.

Debes tener presente que de poco servirán todos los recursos para mejorar tu autoescuela que puedan llegar a tus manos, si la propia empresa niega la necesidad de realizar una modernización.

Quiero profundizar contigo en los tipos de crisis que surgen en las empresas, para que puedas reconocer en qué punto se encuentra tu autoescuela.

– Crisis estratégica: Cuando identificamos movimientos estratégicos de la competencia que ponen en peligro nuestra posición competitiva. Poniendo un ejemplo claro, sería cuando en el radio de acción de nuestra autoescuela surgen otras nuevas más modernas y con precios competitivos.

– Crisis operativa: Cuando los empleados bajan la productividad o los procesos de trabajo se están realizando con poca eficacia. Es decir, cuando la política de gestión interna falla o queda obsoleta, lo que lleva a los empleados a tener que perder mucho tiempo en las gestiones que deben realizar y por lo tanto bajan la productividad.

– Crisis de resultados: Los resultados económicos son distintos a los deseados ya sea por los precios que baraja la autoescuela o la falta de alumnos/clientes.

– Crisis de liquidez: Cuando se identifican problemas en la tesorería de la empresa. Es una altera tardía ya qué esta sería la última fase tras haber pasado por las anteriores sin aportar soluciones.

Generalmente no somos conscientes de que nuestra empresa está viviendo una crisis hasta que no se presente un déficit económico y de resultados. Es por ello necesario aprender a situar nuestra autoescuela en el punto en el cual se encuentra para comenzar a atajar el problema antes de que vaya a más.

El objetivo de este artículo es ayudarte a desarrollar un método e ideas prácticas sobre cómo realizar la gestión del cambio y llevar a cabo un análisis profundo de la situación real de tu empresa.

PASOS PARA RECONOCER LOS CAMBIOS QUE NECESITA TU AUTOESCUELA

1.Situación real de la gestión interna.

Para situarte antes debe plantearte qué es aquello que está impidiendo que tu empresa funcione. Un paso importante es reconocer si los procesos internos de gestión que se realizan en el día a día de tu autoescuela están obsoletos. Debes plantearte cada proceso que se lleva a cabo por parte de la autoescuela, desde que un alumno se matricula hasta que consigue sacarse el carnet.

Debes realizarte preguntas cómo:

-¿Qué documentación necesita el alumno para matricularse? ¿Existe alguna dificultad a la hora de entregar la documentación por parte del alumno que lo lleve a retrasar la matrícula? ¿Sería posible agilizar este método?

-¿Cuánto tiempo invierten tus empleados en cada paso administrativo? ¿Sería posible simplificar y agilizar este método?

-¿Cuál es la metodología para organizar los calendarios de prácticas? ¿Es factible o se pierde tiempo y posibles clases?

-Respecto al tema económico, ¿conoces las cifras exactas de tu empresa? ¿conoces lo que gasta un vehículo de prácticas al mes?

Tras plantearte estas preguntas y todas aquellas que consideres necesarias debes tener también presente que conocer las cifras exactas de tu negocios, es necesario para reconocer dónde puede estar surgiendo un déficit o perdiendo la oportunidad de generar más beneficios. Para conocer estas cifras y aprender a sacar el valor real te recomiendo que vuelvas a repasar nuestros artículos Cómo reconocer la rentabilidad de los vehículos de tu autoescuela, ya que te ayudará a calcular los márgenes de gastos/beneficios de cada coche. Y Analizar los números de tu autoescuela, para tener presente la situación económica real de tu empresa.

2.Reconocer dónde se está generando el problema.

Una vez tengas presente que problemas pueden estar surgiendo e impidiendo que tu empresa crezca, debes conocer dónde surge la raíz de qué el método hasta ahora llevado a cabo no esté funcionando o haya dejado de hacerlo.

Siguiendo las preguntas planteadas en el punto anterior vamos a analizarlas para encontrar posibles situaciones que se estén dando e impidan generar un crecimiento.

-La información de matriculación y precios se da por teléfono o en el local, lo que conlleva que el alumno pueda olvidar llevar la documentación necesaria para matricularse en el momento. Esto acarrea un tiempo en el cual el alumno puede postergar el momento de la matriculación y comienzo de las clases.

-Todos los trámites internos de realizan sobre papel para posteriormente informatizarlos. Esto conlleva tiempo y gasto de material de oficina, así cómo la posibilidad de perder u olvidar realizar alguno de los pasos o extraviar la documentación. Los empleados deben realizar las gestiones muchas veces por duplicado perdiendo tiempo que podría destinarse a otras gestiones como aumento de las clases.

-Los calendarios de prácticas se organizan sobre papel, lo que conlleva tener que estar llamando a la oficina para conocer los cambios de última hora y horarios. Se pierden clases cada vez que un alumno cancela una práctica, ya que no hay la posibilidad de que otro alumno pueda reservar en ese horario que ha quedado libre. Los profesores deben estar pendientes durante toda la jornada para conocer estos cambios e irse adaptando, perdiendo tiempo de horas lectivas y por lo tanto sufriendo una pérdida económica en el negocio.

-No se conocen los gastos reales de la empresa, como por ejemplo gasto por vehículo de prácticas en cada clase y al mes, gastos de oficina reales, etc. Lo que conlleva no poder ajustar el presupuesto conociendo los márgenes para generar beneficios o parar una salida de dinero innecesario.

En este punto te diré que es necesario crear una reunión con el resto de la empresa, para conocer el estado en el cual cada uno cree que se encuentra la autoescuela y los problemas que pueden surgir en el día a día. Recuerda que tus empleados son parte de la autoescuela, ellos forman parte del proceso interno y es conveniente aprender a escuchar aquello que tienen que decir. Ya qué pueden darte las claves para reconocer donde está surgiendo el problema, y por lo tanto comenzar a aplicar soluciones.

3.Buscar soluciones a los problemas de la autoescuela.

Una vez hayas reconocido que cambios necesita tu autoescuela es necesario que comiences a desarrollar un plan de acción para comenzar el cambio. Debes centrarte en aquello importante y necesario, creando si fuese necesario un listado de los problemas y soluciones a aplicar en orden cronológico. Ya que te ayudará a realizar un plan de acción.

Siguiendo el ejemplo anterior desarrollé algunas soluciones para que puedas hacerte una idea.

-Para agilizar los trámites de matriculación, sería importante crear un apartado en la página WEB donde los futuros alumnos pudieran conocer la documentación necesaria para la inscripción así como los precios. Si además añades un formulario en la página para que puedan matricularse online fácilmente desde casa y realizar el pago vía paypal o tarjeta, estarás consiguiendo no perder posibles alumnos y agilizar la matriculación.

-Para agilizar las gestiones internas administrativas sería necesario incluir un programa informático de gestión de autoescuelas, que te permita informatizar todas las gestiones de la autoescuela. De esta forma estarías ahorrando tiempo y dinero, consiguiendo no duplicar el trabajo y manteniendo toda la información de la empresa de forma organizada en un único lugar, sin miedo a que pueda extraviarse documentación.

-Implantando una App de reservas, estarás consiguiendo que tus calendarios de prácticas queden organizados día a día. Tus profesores podrán conocer en todo momento el número de alumnos, clases y tiempo de duración. Además de brindar la posibilidad de realizar reservas de última hora lo que te ayudará a dejar de perder horario lectivo por anulación de clases prácticas. Nuevamente comienzas a ahorrar en tiempo y dinero, consiguiendo una buena organización y aumentando los beneficios.

-Conociendo los gastos reales de la empresa, podrás realizar cambios para aumentar los beneficios y poder invertir en nuevos proyectos modernizando tu autoescuela.

Soy consciente de que el paso del cambio no es fácil por ello te recomiendo volver a leer Cómo realizar cambios en tu autoescuela, donde encontrarás las técnicas necesarias para perder el miedo al cambio y conseguir alcanzar los objetivos marcados. Así cómo 5 consejos para aprender a arriesgarte, donde te muestro ejemplos claros para ayudarte a definir tus metas.

4.Consolidar los cambios.

Para terminar de consolidar los cambios debes conseguir las metas propuestas de forma sistemática. Te recomiendo que dividas el proceso en fases para ir ejecutando una a una y alcanzar los objetivos propuestos.

  • Fase 1.-Reconocer los cambios necesarios.
  • Fase 2.-Análisis del problema.
  • Fase3.-Propuesta de soluciones.
  • Fase 4.-Análisis, planes y objetivos.
  • Fase 5.-Comunicación a los empleados de los cambios.
  • Fase 6.-Ejecución del plan.
  • Fase 7.-Seguimiento del plan y evaluación.


En resumen, es necesario sentarse y ser realistas a la hora de mirar en qué momento se encuentra el negocio. Aprender a reconocer los problemas que están surgiendo e impidiendo que la autoescuela crezca. Escuchar a los empleados quienes pueden darnos las claves de los procesos internos que están impidiendo esta modernización y evaluar los cambios que son necesarios para comenzar a mejorar la empresa.

Recuerda que como empresario es tu deber reconocer aquello que no está funcionando, intenta no culpabilizar a nadie por los procesos que no se están llevando a cabo de forma productiva, buscar soluciones y pensar en que la última decisión siempre está en tu mano para comenzar a reinventar tu autoescuela y modernizar tu negocio.

Si tras leer el artículo necesitas que te ayudemos a reconocer los cambios que necesita tu autoescuela, definir las metas y llevarlas a cabo, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

¡Queremos ayudarte a modernizar tu autoescuela! Ponemos a tu disposición un servicio de asesoramiento y un sinfín de recursos gratuitos. No dudes en escribirnos al mail autoescuelas@autopractik.es y te lo contamos todo. También puedes dejarnos tus comentarios y compartir en redes sociales.

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